El problema de la cuenta única
Cobras una factura de 3.000 € y ves 3.000 € en la cuenta. Pero de esos 3.000 €, una parte es IVA que devolverás, otra parte es el IRPF que te va a tocar, otra parte es la cuota de autónomos del mes que viene y otra parte son los gastos de la actividad. Lo tuyo de verdad es lo que queda al final, y suele ser bastante menos de lo que parecía.
Cuando todo vive en la misma cuenta, ese cálculo lo haces de cabeza cada vez que te planteas un gasto. Y de cabeza sale mal: en marzo parece que vas sobrado y en julio llega el trimestre y no lo parece tanto.
La solución no es un programa de contabilidad. Es separar el dinero antes de que puedas gastarlo, para que la cuenta que miras a diario ya solo tenga dinero que es tuyo.
El sistema de tres cuentas
Tres cuentas, o tres apartados si tu banco lo permite. No hace falta más y con menos no funciona.
1. La cuenta de entrada
Aquí cobras. Todo lo que facturas entra por aquí y de aquí no sale nada excepto los traspasos a las otras dos. No mires nunca esta cuenta para decidir si puedes permitirte algo: su saldo no significa nada.
2. La cuenta de impuestos
El dinero que no es tuyo aunque esté en tu banco: IVA repercutido menos soportado, la provisión de IRPF y la cuota de autónomos. Se llena el mismo día que cobras y no se toca hasta que hay que pagar. Si esta cuenta está bien alimentada, el trimestre deja de ser un susto y pasa a ser un trámite.
3. Tu cuenta personal
Aquí llega tu sueldo y de aquí sale la vida: alquiler, compra, ocio, todo. Esta es la única que miras a diario y la única sobre la que tiene sentido ponerse un presupuesto.
Cuánto apartar de cada cobro
La regla práctica: en cuanto entra un cobro, mueve a la cuenta de impuestos el IVA íntegro más un porcentaje de la base para IRPF. Ese porcentaje depende de tu retención y de tus gastos deducibles, así que la cifra exacta te la dice tu gestor; si no la tienes a mano, apartar de más y devolvértelo a final de trimestre duele mucho menos que lo contrario.
Los gastos de la actividad —herramientas, ordenador, gestoría, seguro— páganlos desde la cuenta de entrada, nunca desde la personal. Es la única forma de saber si un año ha sido bueno de verdad: si los gastos del negocio se cuelan en tu cuenta personal, parecen gastos tuyos y te dan una imagen falsa de los dos lados.
Aquí ayuda tener claro qué es gasto fijo y gasto variable: la cuota, la gestoría y el seguro no se negocian mes a mes; el resto sí.
Los gastos que se olvidan
Cuando alguien calcula mal cuánto gana de verdad, casi siempre es por los mismos cuatro gastos. No son grandes de golpe: son grandes al año y llegan cuando ya te has gastado el dinero.
Las herramientas que se pagan una vez al año. El dominio, el hosting, la licencia del programa que usas a diario, el antivirus. Cada una parece pequeña y juntas son un mes de trabajo. Anótalas todas con su fecha de renovación y divide el total entre doce: eso es lo que cuestan de verdad al mes.
El equipo que se rompe. Un portátil dura tres o cuatro años y luego hay que cambiarlo. Si no apartas nada, el día que muera te va a parecer un gasto extraordinario cuando en realidad era un gasto mensual que no estabas apuntando.
Las vacaciones y los días que no facturas. Un asalariado cobra en agosto. Tú no, salvo que lo hayas presupuestado. Cuenta cuántas semanas al año no vas a facturar —vacaciones, festivos, la semana que te pones malo— y súbelo a tu suelo.
Los impagos y los retrasos. No todos los clientes pagan a tiempo y alguno no paga. Si trabajas con muchos clientes pequeños, esto es estadística, no mala suerte: descuenta un porcentaje razonable de lo que facturas y trátalo como coste de la actividad.
Ponerte un sueldo
La parte que más cuesta y la que más cambia las cosas: decide una cantidad fija al mes y tráspasala a tu cuenta personal el mismo día de cada mes, cobres mucho o cobres poco.
El sueldo lo calculas sobre tus meses malos, no sobre la media. Si el peor trimestre del año pasado te dejó 1.400 € netos al mes, ese es tu suelo. Lo que sobre en los meses buenos se queda en la cuenta de entrada como colchón, y de ahí sale el sueldo de los meses en los que no cobras nada.
El objetivo es que tu vida personal deje de notar el ritmo irregular del negocio. Si tus ingresos varían mucho de un mes a otro, hay más sobre esto en ahorrar con ingresos que cambian cada mes.
El primer año, sin histórico
Todo lo anterior se apoya en datos que el primer año no tienes: no sabes cuál va a ser tu peor trimestre porque todavía no ha pasado ninguno. Eso no invalida el sistema, solo cambia el arranque.
Empieza por el suelo, no por el sueldo. Lo que cuesta tu vida sí lo puedes calcular desde el primer día, porque tus gastos personales ya existían antes de darte de alta. Coge tres meses de movimientos anteriores y saca la cifra.
Págate ese suelo y nada más durante los primeros meses. No el ingreso medio, no lo que te gustaría: el mínimo con el que vives. Todo lo que sobre se queda en la cuenta de entrada.
Revisa el sueldo a los seis meses, no antes. Con seis nóminas propias ya sabes cuál ha sido tu mes peor y puedes ajustar. Antes de eso solo estás extrapolando de dos o tres datos, y en una actividad estacional eso lleva directamente al error de subir el sueldo justo antes del bajón.
Guarda todos los movimientos desde el minuto uno, aunque el primer año no los uses para nada. El histórico del año uno es lo que hace útil el sistema del año dos, y no se puede reconstruir a posteriori.
La revisión de fin de mes
Quince minutos, una vez al mes. Tres preguntas: ¿cuánto he facturado?, ¿cuánto he gastado en el negocio?, ¿cuánto me he pagado? La resta de las dos primeras menos la tercera te dice si el colchón crece o se come.
Para eso no necesitas un programa de facturación. Necesitas ver los movimientos separados por cuenta, y eso lo hace cualquier herramienta que soporte varias cuentas. En Sumant creas las tres, los traspasos entre ellas se registran como transferencias —no como ingresos ni gastos, que es el error clásico al llevarlo en una hoja— y cada una lleva su propio saldo.
Los movimientos los apuntas tú o los importas del CSV o Excel que te descargas del banco: Sumant no se conecta a tu entidad, así que las claves del banco no salen de tu banco. Si eso es lo que te está frenando de otras apps, en alternativas a Fintonic está la comparación completa.
Una advertencia honesta para cerrar: esto ordena tu dinero, no tu contabilidad. Sumant no emite facturas, no calcula el IVA y no presenta modelos. Para eso está tu gestoría, y este sistema hace que le llegues con las cuentas claras.