Para qué sirven de verdad
Una categoría no está para clasificar: está para que puedas decidir algo. Si el reparto del mes no te lleva a ninguna decisión, sobran categorías o están mal cortadas.
La prueba es sencilla. Mira tu resumen del mes pasado y pregúntate: ¿qué haría distinto el mes que viene con esta información? Si «Compra online» se lleva 240 € no sabes nada —¿compra del súper?, ¿ropa?, ¿un regalo?—, pero si «Comer fuera» se lleva 240 € ya sabes exactamente qué palanca tienes.
De ahí sale el criterio: las categorías se cortan por tipo de decisión, no por tipo de comercio ni por método de pago.
Cuántas necesitas
Entre quince y treinta. Menos de quince y todo cae en cajones tan grandes que no dicen nada; más de treinta y empiezas a dudar delante de cada gasto, que es justo lo que rompe el hábito.
Sumant trae 27 de gasto y 11 de ingreso por defecto, y la razón de ese número es esta: cubre los casos normales sin obligarte a pensar. Las que no uses, las archivas. Crear categorías propias es una función del plan PRO.
Un reparto que funciona en casi cualquier vida, agrupado por el tipo de decisión que permite:
Lo que no decides cada mes (vivienda, suministros, seguros, cuotas, transporte de ir a trabajar): cuatro o cinco categorías. Aquí no se ahorra en el día a día, se ahorra una vez al año renegociando.
Lo que decides cada semana (compra, comer fuera, ocio, ropa, caprichos): seis u ocho. Estas son las que miras cuando quieres cambiar algo.
Lo que pasa de vez en cuando (salud, regalos, viajes, formación, mascota, hogar): seis o siete. No se controlan mes a mes, se miran en el año.
La distinción entre los dos primeros bloques es la de gasto fijo y gasto variable, y es la que más rendimiento da si solo vas a hacer un corte.
La regla para no dudar
Cuando no sepas dónde va un gasto, no te preguntes «qué he comprado». Pregúntate «para qué era». La respuesta casi siempre es única y siempre es la misma para el mismo caso, que es lo que hace que tus datos sean comparables entre meses.
Cuarenta euros en el súper para la cena del sábado con amigos no son «Compra»: son «Ocio». Un cargador comprado en el mismo sitio que la compra no es «Compra»: es «Hogar». El comercio da igual; la intención manda.
Y la segunda parte de la regla, la que de verdad sostiene el sistema: ante la duda, elige rápido y sigue. Un gasto mal categorizado no rompe nada. Treinta segundos parado delante del móvil, sí, porque eso es lo que hace que mañana no lo apuntes.
Los seis casos difíciles
1. El ticket mezclado
Ochenta euros en el súper de los que veinte son detergente y productos de limpieza. No lo partas. Ponlo entero en la categoría dominante y sigue. Partir tickets es el hábito que más gente abandona en la primera semana, y el error que corrige es de un 2 %.
2. Amazon, Wallapop y similares
Nunca crees una categoría con el nombre de una tienda. En Amazon compras comida, ropa, regalos y cosas de casa: una categoría «Amazon» junta cuatro decisiones distintas y no te deja tomar ninguna. Categoriza por lo que había dentro del paquete.
3. Las suscripciones
Tienes dos opciones y las dos valen, pero elige una y no la cambies: o todas juntas en «Suscripciones» —bien si tu objetivo es revisarlas de golpe una vez al año—, o cada una en su categoría de uso, con la música en «Ocio» y el disco duro en la nube en «Hogar» —bien si tu objetivo es saber cuánto te cuesta el ocio de verdad—.
4. La retirada de efectivo
Sacar 100 € del cajero no es un gasto: es mover dinero de una cuenta a otra. Si lo apuntas como gasto, el día que te lo gastas lo cuentas dos veces. Va como transferencia a una cuenta de efectivo, y desde ahí ya sale como gasto normal cuando lo uses.
5. El dinero que te devuelven
Pagas una cena de seis y te devuelven cinco partes por Bizum. Eso no es un ingreso: es un gasto que resulta ser menor. Apúntalo restando del gasto original, no como entrada de dinero. Si lo cuentas como ingreso, tu categoría «Ocio» dirá que gastaste 120 € y tu resumen dirá que ingresaste 100 €, y las dos cifras son falsas.
La misma regla vale para las devoluciones de una compra online y para los gastos que te reembolsa la empresa.
6. El gasto a medias entre lo personal y el trabajo
La gasolina, el móvil, el portátil. Si eres autónomo, ya tienes la respuesta: van a la cuenta del negocio, no a la personal. Si eres asalariado y tu empresa no te lo paga, es tuyo y va en tu categoría normal. Lo que no funciona es partir cada repostaje en un 60/40: se abandona en dos semanas.
Subcategorías: cuándo sí
La tentación de partir «Compra» en «Súper», «Frutería» y «Carnicería» aparece pronto. Casi siempre es mala idea, y hay una prueba para saberlo: una subcategoría se justifica solo si vas a tomar una decisión distinta para ella que para su categoría madre.
«Ocio → suscripciones de vídeo» pasa la prueba: puedes cancelar una y no las otras. «Compra → frutería» no la pasa: no vas a dejar de comprar fruta porque el número te parezca alto.
Y una regla de tamaño: no crees subcategorías dentro de algo que no llega al 10 % de tu gasto mensual. Afinar un cajón pequeño da precisión sobre una cifra que no cambia nada, y te cuesta una duda más cada vez que apuntas.
Si ya lo tienes hecho un lío
Con seis meses apuntados y la mitad en «Otros», la reacción normal es querer recategorizar todo el histórico. No lo hagas: son horas de trabajo para arreglar unos datos que ya no vas a usar para decidir nada.
Haz esto en su lugar. Primero, arregla las categorías: quita las que no usas, junta las que se solapan y crea las dos o tres que te faltaban. Segundo, recategoriza solo el último mes, que es el único con el que vas a comparar. Y tercero, traza una línea: desde hoy, con las categorías nuevas.
Perderás la comparación con los meses anteriores durante un tiempo. Es un precio bajo frente a la alternativa, que suele ser abandonar la app el sábado por la tarde recategorizando movimientos de marzo.
Cómo mantenerlas vivas
Una vez al trimestre, mira dos cosas. Primera: qué categorías no has usado ni una vez. Archívalas; cada opción que no usas es una duda más en el momento de apuntar. Segunda: qué categoría se ha comido más del 20 % del mes. Si es una sola y es grande, probablemente esconde dos decisiones distintas y merece partirse en dos.
Cuando ya lleves unos meses, el trabajo repetitivo se puede quitar de encima: en Sumant las reglas de categorización asignan sola una categoría cuando el concepto coincide, y las categorías propias te dejan afinar sin multiplicar el menú principal. Las dos son funciones del plan PRO. Lo que está en el plan gratuito son las 27 por defecto y archivar las que te sobren.
Si vienes de un Excel con veinte columnas, el paso de columnas a categorías está contado en la plantilla de Excel de gastos mensuales, y si aún no apuntas nada, el orden por el que empezar está en la guía para empezar.